Η επικοινωνία βρίσκεται στο επίκεντρο κάθε ανθρώπινης αλληλεπίδρασης. Παίζει επίσης σημαντικό ρόλο στην εργασία, από το εμπειρία υπαλλήλου για τη συνεργασία και την εκτέλεση. Αλλά η αποτελεσματική επικοινωνία μπορεί να είναι προκλητική μερικές φορές, ειδικά τώρα με πολλές εταιρείες που λειτουργούν με απομακρυσμένο ή υβριδικό εργατικό δυναμικό. Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά στα οφέλη της αποτελεσματικής επικοινωνίας και ας διερευνήσουμε τις στρατηγικές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να τη βελτιώσετε στον οργανισμό σας.
Τι είναι η επικοινωνία στο χώρο εργασίας;
Η επικοινωνία στο χώρο εργασίας είναι ο τρόπος με τον οποίο οι εργαζόμενοι ανταλλάσσουν ιδέες και πληροφορίες σε ένα εργασιακό περιβάλλον. Περιλαμβάνει λεκτική και μη λεκτική επικοινωνία, από συνομιλίες, email και άμεσα μηνύματα μέχρι οπτική επαφή, γλώσσα του σώματος και τον τόνο της φωνής.
Η αποτελεσματική επικοινωνία είναι απαραίτητη για την εκτέλεση της δουλειάς, τη συνεργασία, την εμπιστοσύνη και μια υγιή κουλτούρα στο χώρο εργασίας. Θέτει επίσης τις βάσεις για επιτυχημένη αλλαγή και μελλοντική ανάπτυξη.
Τύποι επικοινωνίας στο χώρο εργασίας
Υπάρχουν διάφοροι τύποι επικοινωνίας στο χώρο εργασίας, τόσο εσωτερική όσο και εξωτερική. Κάθε ένα απευθύνεται σε ένα συγκεκριμένο κοινό με συγκεκριμένο σκοπό:
- Επικοινωνίες πελατών Οι πρόσωπο με πρόσωπο ή εικονικές αλληλεπιδράσεις, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι αναρτήσεις κοινωνικής δικτύωσης και πολλά άλλα καλύπτουν τις ανάγκες των πελατών και αυξάνουν την αναγνωρισιμότητα της επωνυμίας.
- Άτυπες επικοινωνίες: Συζητήσεις, άμεσα μηνύματα, email και άλλες μορφές γρήγορης επικοινωνίας που συμβαίνουν σε ολόκληρο τον οργανισμό κατά τη διάρκεια της ημέρας.
- Ανακοινώσεις: Κανάλια όπως το Slack χρησιμοποιούνται για αυτήν την επικοινωνία και συχνά μεταφέρουν σύντομες ενημερώσεις και γιορτές της εταιρείας.
- Συναντήσεις: Ο πιο συνηθισμένος τρόπος με τον οποίο γίνεται η εργασία σε έναν οργανισμό, αυτές οι συνεδρίες προσκαλούν τη συνεργασία και τη δημιουργία ομάδας.
- Παρουσιάσεις: Οι εικονικές ή αυτοπροσώπως παρουσιάσεις εκπαιδεύουν και ενημερώνουν μεγάλο κοινό.
- Ανοδική επικοινωνία: Μονόδρομη επικοινωνία μεταξύ ατόμων και των διευθυντών τους ή άλλων ηγετών, όπως ενημερώσεις κατάστασης και αναφορές.
- Επικοινωνία ηγεσίας: Οι ανώτεροι ηγέτες χρησιμοποιούν συνήθως μονόδρομη επικοινωνία για να ενημερώσουν τους υπαλλήλους σχετικά με την κατεύθυνση, τις ενημερώσεις και τις αλλαγές της εταιρείας. Αυτός ο τύπος επικοινωνίας διαμορφώνει ο αντίκτυπος της ηγεσίας στην οργανωσιακή κουλτούρα.
Γιατί είναι σημαντική η επικοινωνία στο χώρο εργασίας;
Η επικοινωνία στο χώρο εργασίας επηρεάζει την οργανωτική ευθυγράμμιση, εργασιακή δέσμευση, ικανοποίηση πελατών και συνολική απόδοση. Η βελτίωση της στρατηγικής επικοινωνίας σας βοηθά τις καθημερινές λειτουργίες των επιχειρήσεων με πολλούς τρόπους. Για παράδειγμα, βοηθάει βελτίωση της εταιρικής κουλτούρας και προσδιορίστε γιατί αποχωρούν οι εργαζόμενοι. Αλλά ενισχύει επίσης την απόδοση της επένδυσής σας αυξάνοντας την ικανότητά σας να προσελκύετε και να εξυπηρετείτε πελάτες. Ο συνδυασμός εξωτερικού και εσωτερικού αντίκτυπου καθιστά επωφελής την επένδυση σε βελτιώσεις επικοινωνίας.
Χαρακτηριστικά της καλής επικοινωνίας στο χώρο εργασίας
Οι αποτελεσματικές στρατηγικές επικοινωνίας στο χώρο εργασίας περιλαμβάνουν τα «επτά C της επικοινωνίας»:
- Σαφή: Απλοί στόχοι και σκοπός που είναι εύκολα κατανοητοί.
- Συνοπτικός: Σύντομο χωρίς γεμάτες λέξεις και φράσεις.
- Σκυρόδεμα: Δώστε ένα συγκεκριμένο μήνυμα που υποστηρίζεται από γεγονότα.
- Σωστός: Σωστή γραμματική που είναι ακριβής και χωρίς λάθη.
- Συναφής: Λογικό μήνυμα που παραμένει στο σημείο.
- Πλήρης: Μεταφέρει τα πάντα με μια σαφή έκκληση για δράση.
- Ευγενής: Ευγενικός, επαγγελματίας και διακριτικός.
Οφέλη αποτελεσματικής επικοινωνίας στο χώρο εργασίας
Η αποτελεσματική επικοινωνία στο χώρο εργασίας έχει πολλά οφέλη, όπως:
- Υψηλότερη δέσμευση: Οι εργαζόμενοι είναι πιο πρόθυμοι να φέρουν τον καλύτερό τους εαυτό στη δουλειά όταν αισθάνονται ότι τους ακούνε, τους εκτιμούν και τους εκτιμούν.
- Αυξημένη παραγωγικότητα: Η αποτελεσματικότητα και η αποτελεσματικότητα βελτιώνονται όταν όλοι ευθυγραμμίζονται γύρω από έναν κοινό στόχο.
- Βελτιωμένη συγκράτηση: Η δέσμευση πελατών και εργαζομένων αυξάνεται όταν οι ανάγκες ικανοποιούνται μέσω ανοιχτής και διαφανούς επικοινωνίας.
- Καλύτερη συνεργασία: Η ευκαιρία για συνέργεια, ομαδική εργασία και διατμηματική συνεργασία βελτιώνεται με αποτελεσματική, ανοιχτή επικοινωνία.
- Ανυψωμένο ηθικό: Οι εργαζόμενοι φέρνουν περισσότερη ενέργεια και περηφάνια στη δουλειά τους όταν κατανοούν πώς η εργασία τους συμβάλλει στον σκοπό και τους στόχους του οργανισμού.
11 στρατηγικές για τη βελτίωση της επικοινωνίας στο χώρο εργασίας
Η αποτελεσματική επικοινωνία οδηγεί σε επαγγελματική ανάπτυξη, ισχυρότερες ομάδες, υγιέστερη κουλτούρα στο χώρο εργασίας και καλύτερα επιχειρηματικά αποτελέσματα. Ακολουθούν 11 στρατηγικές που πρέπει να μοιραστείτε με τους υπαλλήλους που θα βελτιώσουν την αποτελεσματικότητα της επικοινωνίας στο χώρο εργασίας:
1. Επιλέξτε την κατάλληλη μορφή επικοινωνίας
Ενώ υπάρχουν πολλοί τύποι επικοινωνίας, είναι σημαντικό να γνωρίζετε ποιος τύπος θα λειτουργήσει καλύτερα για τους στόχους και τις ανάγκες σας.
2. Επικοινωνήστε πρόσωπο με πρόσωπο όταν είναι δυνατόν
Είτε εργάζεστε εξ αποστάσεως είτε επιτόπου, η επικοινωνία πρόσωπο με πρόσωπο είναι πιο αποτελεσματική. Επιλέξτε να συναντηθείτε αυτοπροσώπως όταν είναι διαθέσιμο ή μέσω βίντεο για να συναντηθείτε εικονικά.
3. Βελτιώστε τις δεξιότητες συνεργασίας
Η ανοιχτή, ειλικρινής επικοινωνία είναι το σημείο εκκίνησης για συνεργασία. Αυτό σημαίνει κάτι άλλο και πάντα συμφωνώ σε πράγματα. Μάθετε πώς και πότε να διαφωνείτε και επεξεργαστείτε τις διαφορές για να επιτύχετε ένα αμοιβαία επιθυμητό αποτέλεσμα.
4. Να γνωρίζετε τη γλώσσα του σώματος και τον τόνο της φωνής
Οι μη λεκτικές ενδείξεις – όπως σταυρωμένα τα χέρια ή το βλέμμα αλλού – μπορούν να στείλουν λάθος μήνυμα στο κοινό σας. Δώστε προσοχή στη γλώσσα και τον τόνο του σώματός σας. Άλλωστε, η επικοινωνία δεν είναι απλά να θέλεις να πεις. Το πώς το λες είναι εξίσου σημαντικό.
5. Επιμείνετε στα γεγονότα
Η συγκεκριμένη επικοινωνία είναι ένα από τα επτά C. Η αποτελεσματική επικοινωνία στο χώρο εργασίας μεταφέρει γεγονότα και όχι ερμηνείες, γεγονός που επιτρέπει στους ανθρώπους να βρίσκουν λύσεις πιο γρήγορα.
6. Μιλήστε στο σωστό άτομο
Προσδιορίστε τους βασικούς ενδιαφερόμενους και επιλέξτε τις προτιμώμενες μεθόδους επικοινωνίας για να μεταδώσετε το μήνυμά σας.
7. Παραμείνετε επαγγελματίας
Η υπερβολική προσωπικότητα μειώνει την αξιοπιστία. Στο εργασιακό περιβάλλον, είναι καλύτερο να είστε φιλικοί αλλά να παραμένετε επαγγελματίες. Η οικοδόμηση συναισθηματικού ελέγχου θα σας βοηθήσει να κρατήσετε χωριστά την επαγγελματική και την προσωπική σας ζωή.
8. Αποφύγετε αμφιλεγόμενα θέματα
Οι διαμάχες δημιουργούν συγκρούσεις και κακή επικοινωνία στο χώρο εργασίας. Όταν σκέφτεστε να επικοινωνήσετε, είναι σημαντικό να θυμάστε να αποφεύγετε αμφιλεγόμενα θέματα. Η διατήρηση της ουδέτερης επικοινωνίας βοηθά στην αποφυγή προσωπικών συγκρούσεων, γεγονός που εξοικονομεί χρόνο και πόρους της εταιρείας σας.
9. Αντιμετωπίστε γρήγορα τις παρεξηγήσεις
Είναι βέβαιο ότι κατά καιρούς συμβαίνουν παρεξηγήσεις. Όταν το κάνουν, είναι απαραίτητο να επιλυθεί γρήγορα η σύγκρουση. Η έγκαιρη και διαφανής επικοινωνία μπορεί να ελαχιστοποιήσει τη σύγχυση και να αποτρέψει εξαρχής την εμφάνιση παρεξηγήσεων.
10. Παρέχετε θετικά σχόλια
Η θετική ανατροφοδότηση είναι μια από τις πιο αποτελεσματικές στρατηγικές επικοινωνίας στο χώρο εργασίας. Οι άνθρωποι είναι πιο πιθανό να αισθάνονται υπερηφάνεια και ενθάρρυνση, οδηγώντας σε καλύτερη δέσμευση και κίνητρο.
11. Να είστε ενεργός ακροατής
Οι άνθρωποι νιώθουν ότι έχουν αξία και συνδέονται καλύτερα όταν τους ακούνε. Υπάρχουν περισσότερα να μάθετε όταν ακούτε και δεν μιλάτε. Κάντε ερωτήσεις, ακούστε για να καταλάβετε, αναζητήστε διευκρινίσεις και αναλάβετε δράση με βάση αυτά που ακούσατε.
Πώς να μετρήσετε την επικοινωνία στο χώρο εργασίας
Υπάρχουν πολλοί τρόποι μέτρησης της αποτελεσματικότητας της επικοινωνίας στο χώρο εργασίας. Εδώ είναι μερικές από τις πιο κοινές προσεγγίσεις:
- Θέστε στόχους: Καθορίστε στόχους με σαφείς KPI για την αξιολόγηση της απόδοσης.
- Διαχειρίζομαι έρευνες δέσμευσης εργαζομένων: Χρησιμοποιήστε μια εμπιστευτική έρευνα που υποστηρίζεται από την έρευνα για να μετρήσετε το συναίσθημα και να αξιολογήσετε την επικοινωνία προληπτικά.
- Check-in με υπαλλήλους: Ρωτήστε τους αν νιώθουν καλά ενημερωμένοι και ακούστε τους τρόπους βελτίωσης της επικοινωνίας.
- Αξιολογήστε τη χρήση: Αξιολογήστε πόσοι υπάλληλοι έχουν πρόσβαση σε εργαλεία επικοινωνίας όπως το εταιρικό ενδοδίκτυο.
- Παρακολουθήστε τα ποσοστά διατήρησης και κύκλου εργασιών: Οι δυσαρεστημένοι εργαζόμενοι είναι πιο πιθανό να φύγουν. Κατά τη διάρκεια των συνεντεύξεων εξόδου, προσδιορίστε τους λόγους.
Κερδίστε ένα βραβείο Top Workplaces για την Επικοινωνία
Κερδίζοντας α Κορυφαίοι χώροι εργασίας για επικοινωνία το βραβείο βοηθά τις εταιρείες προσέλκυση κορυφαίων ταλέντων και βελτίωση των προσλήψεων. Είναι επίσης μια εξαιρετική ευκαιρία να αυξήσετε την αναγνώριση της επωνυμίας με την παρουσία των μέσων ενημέρωσης και τα προωθητικά προγράμματα της Top Workplaces. Ξεκινήστε σήμερα για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τα οφέλη της επικοινωνίας στο χώρο εργασίας και πώς επηρεάζει την εταιρική σας κουλτούρα και την εμπειρία των εργαζομένων.
Η εταιρεία σας διαπρέπει στην επικοινωνία και στην κουλτούρα που καθοδηγείται από τους ανθρώπους; Αναγνωριστείτε για αυτό! Ορίστε τον οργανισμό σας for Top Workplaces, το πρόγραμμα αναγνώρισης εργοδοτών που προσφέρει βραβεία σε 60+ περιφερειακές αγορές και εθνικά βραβεία για την αριστεία του πολιτισμού και της βιομηχανίας.
